Yrityksemme visio 2020 – eroon Excelistä

Yrityksemme visio 2020 – eroon Excelistä
20.3.2017 Atao

”Monissa yrityksissä pyörii satoja eri Excel-pohjia, joihin kerätään liiketoiminnan kannalta oleellista tietoa, mutta tieto on aina hajanaista, raportointi moniportaista ja työlästä.”

Lehdistö hehkuttaa virtuaalitodellisuutta ja yritykset jalkauttavat omia Lean-ohjelmiaan. Kaiken pitäisi olla sähköistä, digitaalista ja virtaviivaista, mutta mikä onkaan todellisuus näiden palopuheiden takana? Yritysten yksi käytetyimmistä tietohallinnon ohjelmistoista, etenkin tiedon keruun työkaluna, on edelleen Excel.

Excel on loistava taulukkolaskentatyökalu, mutta eihän sillä pitäisi olla mitään tekemistä tiedonkeruun näkökulmasta. Jostain syystä siitä on vain muodostunut yritysten tapa toimia. Tyypillisesti eri yksiköt keräävät kuukausitiedot omasta toiminnastaan, lähettävät ne keskitetysti jollekin toiselle henkilölle stilisoitavaksi, jonka jälkeen tiedot raportoidaan vielä kerran eteenpäin. Pahimmassa tapauksessa ensimmäiset tiedot kerätään paperilapuilla, jonka jälkeen ne viedään sähköiseen muotoon. Monissa yrityksissä pyörii satoja eri Excel-pohjia, joihin kerätään liiketoiminnan kannalta oleellista tietoa, mutta tieto on aina hajanaista, raportointi moniportaista ja työlästä. Loppujen lopuksi kukaan ei ole perillä yrityksen sen hetkisestä tilanteesta, mikä on kaukana arjen fiksusta johtamisesta. Kuulostaako edellä kuvattu tutulta?

Tunnista lähtöpiste

Erityisesti laadunhallinnan näkökulmasta on vaikea ymmärtää, miksi Lean-tyyppinen kehitystyö käynnistyy aina prosessinäkökulmasta, vaikka tiedonkeruun ja muiden tukifunktioiden parissa olisi paljon enemmän petrattavaa, käytännössä jokaisen yrityksen kohdalla.

”Lean 2020 – vision” sijaan yritysten tulisi ensin lanseerata ”eroon Excelistä 2020 – visio”. Vasta tämän vision toteuduttua aito Lean-ajattelu on mahdollista.

Hyödynnä älykkäitä lomakkeita

Tiedonkeruun näkökulmasta yrityksen tulee ensin synnyttää prosessit ja vastuuttaa henkilöt. Tämän jälkeen tulee päättää tiedonkeruussa käytettävistä työkaluista. Mitkä ovat nykyajan digitaaliset työkalut, jossa tieto on reaaliaikaisesti jokaisen henkilön näkyvillä ja raportointi muodostuu automaattisesti, ilman ylimääräisiä välivaihteita? Oikea vastaus ei ole Excel-tiedosto, vaan tiedonkeruuseen ja sen analysointiin erikseen suunnitellut ohjelmistot.

Yksi tällainen on Ataon kehittämä Umbrella-ohjelmisto, joka hyödyntää älykkäitä lomakkeita. Lomakepohjat on helppo räätälöidä kutakin tiedonkeruutarkoitusta vastaavaksi ja raportointiulottuvuus päivittää graafisen esityksen haluttuun muotoon automaattisesti. Mikä parasta, tieto tallennetaan vain kerran ja sama tieto on organisaation jokaisen henkilön ulottuvuudessa reaaliajassa. Vaativissa kenttäolosuhteissa tieto voidaan kerätä mobiiliraportointiominaisuuden avulla, vanhanaikaisten paperilomakkeiden sijaan. Mikäli tarvetta, tieto on myös rajapintaintegraation avulla siirrettävissä järjestelmästä toiseen.

Jokaisesta yrityksestä löytyy kehitettävää. Pohdi tarkoin, minkä kehittämiskulman valitset yrityksellesi ensimmäisenä.

 

Antti Sekki, osakas