Vinkit budjetointiprosessiin osa 2/2: Katse kohti tulevaa

Vinkit budjetointiprosessiin osa 2/2: Katse kohti tulevaa
18.1.2019 Atao

Miten jo toimintansa vakiinnuttanut yritys suunnittelee liiketoimintaa tai budjetointia? Entä minkälainen vuosisuunnitelma näihin prosesseihin kannattaa olla? Kaksiosaisessa blogipostauksessa 10 vuotta ohjelmisto- ja asiantuntijayrityksen yrittäjänä toiminut Ville Mäki antaa vinkkejä yrityksen suunnitteluprosesseihin sen elinkaaren eri vaiheissa. Tämä blogipostauksen toinen osa käsittelee muutosvaiheiden suunnitteluprosesseja sekä esittelee hyväksi todettuja vakiintuneita malleja.

Asiantuntija-arvioita ja muutoksia toiminnassa

Toteutimme ulkopuolisen asiantuntija-arvion yrityksemme ohjelmistoliiketoiminnasta, siinä käytetystä teknologiasta ja rakenteesta sekä ohjelmistoon liittyvästä palveluista. Raportti antoi suoraa palautetta puutteista, jotka onneksi olivat tuki- ja kehityspalveluihin liittyviä eli kätevästi kehitettävissä olevia toimintoja. Ohjelmiston arkkitehtuuri sai kiitosta ja antoi mahdollisuuden jatkaa ohjelman tuotekehitystä.

Syksyllä 2015 kaksi osakasta luopui omistuksestaan. Uutena osakkaaksi kutsuttiin nuori, mutta kokenut tekniikan tohtori, joka oli tehnyt työtä pk-yritysten parissa eri rooleissa: konsulttina, yrittäjänä, tutkijana ja rahoittajan edustajana. Hän oli väitöskirjassaan tutkinut pk-yritysten menestymistä. Ulkopuolisesta hallitusjäsenestä luovuttiin. Yhtiössä oli nyt kolme osakasta, joiden välille etsittiin yhteinen näkemys yhtiön liiketoiminnasta.

Haimme Tekesiltä KKS-hankeavustuksen. Hankkeella mahdollistettiin selvitys ohjelmistoliiketoiminnan kansainvälistymismahdollisuuksista, sillä toteutettiin ohjelmistokehitystä sekä palkattiin ohjelmistokehityksestä vastaava henkilö. Totesimme, että yritys on tulevaisuudessa enemmän ohjelmistoyritys asiantuntijoiden tärkeää roolia unohtamatta. Tämä oli rohkea päätös, sillä olihan liikevaihdosta viimeisen neljän vuoden aikana syntynyt 50-70 % asiantuntijatyöstä. Liikevaihto putosi tuotekehitysvuonna 17,5 %. Ohjelmistotuotetta saatiin kuitenkin uudistettua merkittävästi: Uusia ominaisuuksia olivat mm. mobiilikäytettävyys, reaaliaikainen liiketoimintatavoitteiden seuranta ja vastuullisuusviestinnän tiedonkeruuta varten älylomakkeen kehitys. Seuraava tavoitteemme oli kasvattaa ohjelmistoa käyttävien yritysten määrää ja siten toistuvaisuuslaskutuksen osuutta.

Kurssimuutosvaiheen tärkein oppi:
Kutsu tai palkkaa ajatusten sparraaja. Kehittäminen on kivaa, kun näkemys ja osaaminen kohtaavat, mutta tuotot ovat tulevaisuudessa. Myy enemmän kuin ennen.

Toimiva vuosisuunnitelman rakenne

Näiden omakohtaisten, värikkäiden vaiheiden jälkeen olen saanut tehdä yhdessä omistajien ja työntekijöiden kanssa kymmenennen vuosisuunnitelman. Olemme osakkaina uskoneet siihen, että työntekijöiden osaaminen tulee asiakkaiden käyttöön ohjelmisto- ja asiantuntijapalveluina parhaiten, kun heidän työpanoksellansa on heille itselleen ja asiakkaalle merkitystä ja heillä on aito vaikutusmahdollisuus.

Yrityksen vuosisuunnitelman rakenne on nyt toista vuotta seuraava:

Eloriihi: omistajat kokoontuvat arvioimaan kuuden kuukauden toteutumaa.

  • Miten strategiset toimenpiteet ovat toteutuneet? Niiden vaikuttavuus?
  • Onko toiminnan budjetoidut aktiviteetit riittäviä? Generoiko ne tarvittavat eurot?
  • Miten toimintaympäristö on muuttunut viime syksystä?
  • Onko liiketoiminnan riskeissä tai mahdollisuuksissa muutoksia?
  • Raamit henkilökunnalle seuraavan vuoden suunnitelmiin.

Syysriihi: henkilökunta kokoontuu miettimään seuraavia teemoja.

  • Mitä uusia palveluita tai tuotteita markkinassa odotetaan?
  • Miten asiakaskokemusta voidaan edelleen parantaa?
  • Toimiala ja asiakasprofiilimuutokset?
  • Henkilökohtaiset aktiviteettisuunnitelmat?
  • Markkinointisuunnitelma (some, asiakascaset, blogit, webinaarit)
  • Ohjelmisto- ja asiantuntija liiketoimintasuunnitelmat hyväksyttäväksi.

Marrasriihi: omistajat lukitsevat ja tj. kasaa vuosisuunnitelman.

  • Esivalmisteltu numeraalibudjetti käsittelyyn ja hyväksyntään (hallituksen käyttöön)
  • Henkilökunnan liiketoiminatasuunnitelmat käsittelyyn ja hyväksyntään
  • Henkilökohtaiset ja kollektiiviset palkkiomallit
  • Henkilökunnan hyvinvointiohjelman sisältö.

Tätä rakennetta miettiessä olen todennut seuraavaa:

  1. Pieni yritys ei tarvitse myyntibudjettia. Se kannattaa korvata aktiivisuustavoitteilla.
  2. Pieni yritys tarvitsee tarkan kassavirtalaskelman, jota hallitus seuraa.
  3. Pieni yritys tarvitsee kulubudjetin. (Kurinalaisuus on tärkeää.)
  4. Pieni yritys tarvitsee säännöllisen tavoiteseurannan. Tavoitteet tulee kytkeä vision saavuttamiseen.
  5. Pieni ja iso yritys tarvitsee henkilökunnan, joka haluaa sitoutua tavoitteisiin. Tämä mahdollisuus lunastetaan, kun johto oivaltaa keinot, miten henkilökunta haluaa kehittää ja kehittyä.

Atao Oy lähtee vuoteen 2019 valmiimpana kuin koskaan aiemmin. Toimialaksi on muutettu ohjelmistojen suunnittelu ja valmistus. Asiantuntijoidemme rooli on kuitenkin merkittävä hyvän asiakaskokemuksen saavuttamiseksi. Meillä on vuonna 2019 vielä enemmän itseohjautuvuutta ja tukea toisistamme toteuttaa palveluita asiakkaille.

Yritysvastuullisuus on Ataon toiminnan perusta. Asiakkaiden arjen vastuullinen johtaminen todennetaan taloudellisten, ekologisten ja sosiaalisin kriteerein. Sen mahdollistaminen on Umbrella Interactive -ohjelmistomme ytimessä. Umbrella Interactive: paras ohjelmisto hallinta- ja tuoteturvallisuusjärjestelmien automatisointiin.

Blogin kirjoittajan tärkein oppi:
Koskaan ei ole valmista. Arvioi ja oivalluta arvioimaan. Seuraa toimintaympäristön muutosta. Päivitä strategia tarvittaessa. Saat olla tyytyväinen, muttei kylläinen.

Katso lisää uudistuneilta verkkosivuiltamme www.atao.fi

Ville Mäki, toimitusjohtaja