IFS-standardi: Lisää vaatimuksia dokumentoinnille, tarkastuksille, tavoitteiden seurannalle sekä koulutukselle

IFS-standardi: Lisää vaatimuksia dokumentoinnille, tarkastuksille, tavoitteiden seurannalle sekä koulutukselle
24.4.2019 Atao
IFS Dokumentointi

Kun siirrytään FSSC-standardin mukaisesta järjestelmästä IFS-standardin (versio 6.1) mukaiseen järjestelmään, dokumentaation määrä kasvaa huomattavasti.

Menettelyt kuvattava

IFS-standardi vaatii lukuisia dokumentoituja menettelykuvauksia esimerkiksi siitä, kuinka luodaan, tehdään muutoksia ja hyväksytään spesifikaatiot tai siitä, kuinka varmistetaan, että kaikki määritellyt tuotevaatimukset täyttyvät sekä siitä, kuinka estetään ja tunnistetaan raaka-aineiden ja tuotteiden peukalointi. Suunnitelmia vaaditaan niin elintarvikepetosten ehkäisylle kuin sisäisten ja ulkoisten analyysien testaukselle.

Tarkastusten määrän ja dokumentoinnin vaatimukset kasvavat

Tarkastuslistat laajenevat. Saapuvat toimitukset on tarkistettava tuholaisten varalta, ennen kuljetusajoneuvojen lastaamista on tarkastettava niiden kunto ja ostettuja palveluita on verrattava spesifikaatioita vasten. Myös tuotteen pakkaamista oikeaan pakkaukseen on tarkistettava säännöllisesti ja tarkastukset on dokumentoitava.

Tavoitteiden ja toimenpiteiden aikataulutus ja seuranta tiukentuu

Sovittujen toimenpiteiden aikataulutus- ja seurantakäytännöt koskevat yhä useampaa toimintaa. Aikataulu korjaaville toimenpiteille on määritettävä, korjaavien toimenpiteiden suorittaminen on dokumentoitava ja toimenpiteiden tehokkuus tarkistettava sovitun aikataulun mukaisesti. Yrityspolitiikassa on määritettävä osastokohtaiset tavoitteet, aikataulutettava ne ja varmistettava toteutuminen. Aikataulutukseen ja seurantaan kuuluu olennaisena osana tehtävistä asioista ja aikatauluista viestiminen.

Koulutusten suunnittelu ja tehokkuuden todentamisen vaatimukset lisääntyvät

Standardissa painotetaan paljon myös henkilöiden osaamista. Henkilöt, jotka vaikuttavat elintarvikkeiden turvallisuuteen ja laatuun on oltava päteviä työhönsä. Tämä on varmistettava perehdytyksillä ja perehdytysten ymmärtämisellä. Koulutusten tehokkuutta on testattava, samoin osaamista.

Umbrellalla hallitset moniulotteista järjestelmää

Dokumentoinnin, jatkuvasti päivitettävien tallenteiden, viestinnän ja koulutuksien lisääntyminen takia IFS:n vaatimus yhdessä paikassa olevasta elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmästä, on ymmärrettävä. Umbrella-ohjelmaamme rakennettu elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmä mahdollistaa dokumentoinnin ajantasaisuuden hallinnan ja vain uusimman version näkymisen lukijoilleen. Kirjaukset mobiilissa tarkastuskierroksista ja poikkeamista ovat Umbrellan myötä arkipäivää ja aikataulutusten ja vastuuhenkilöiden merkitseminen kullekin toimenpiteelle onnistuu joustavasti. Henkilöstöosiossa jokaisen henkilön ja ryhmän perehdytyksiä ja koulutustarpeita on helppo ylläpitää. Koulutuksien tehokkuutta voidaan todentaa esimerkiksi Umbrellan älylomakkeilla tehtävin sähköisin kyselyin.

Välttyäksesi kuvan paperipinoilta, uuden standardin mukaiseen järjestelmään siirtyminen on luonnollinen paikka digitalisoida prosessit ja helpottaa näin dokumenttien ja tallenteiden hallintaa ja parantaa raportointia. Ole rohkeasti yhteydessä ja pyydä tarjousta IFS-standardin mukaisen järjestelmän rakentamiseen ja digitalisointiin.

Viivi Wanhalinna, elintarvikealan asiantuntija