IFS Food- standardin vaatimukset elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmän dokumentaatiolle ja tallenteille

IFS Food- standardin vaatimukset elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmän dokumentaatiolle ja tallenteille
27.3.2019 Atao

IFS Food (versio 6.1) -standardissa esitetään vaatimuksia menettelykuvauksille ja -ohjeille sekä elintarviketurvallisuuteen ja laatuun liittyvien tallenteiden hallinnalle. Kun elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmää laajennetaan uuden standardin vaatimuksilla, tämä on erinomainen paikka digitalisoida järjestelmä ja hyödyntää sähköisen järjestelmän tarjoamat monet edut.

IFS Food -standardin vaatimukset dokumentoinnille

IFS -standardissa vaaditaan, että elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmän on oltava yhdessä paikassa, joko käsikirjan muodossa tai sähköisesti dokumentoituna järjestelmänä. Dokumenttien on oltava saatavilla niitä tarvitseville henkilöille ja dokumentteja, ja niihin tehtäviä muutoksia on hallittava. Tuoteturvallisuusvaatimusten täyttämiseksi tarvittavien dokumenttien on oltava ajan tasalla ja niihin tehtävien muutoksien syyt on tallennettava.

Umbrella-ohjelmassa kaikki elintarvikkeiden turvallisuuteen ja laatuun liittyvät dokumentit ovat keskitetysti samassa paikassa, jolloin ne ovat helposti löydettävissä. Lukuoikeudet kullekin dokumentille määritellään dokumenttikohtaisesti, jolloin tuotannon työntekijän ei tarvitse nähdä kaikkea samaa tietoa kuin esimerkiksi auditoijan. Jokaiselle dokumentille voidaan määrittää vastuuhenkilö (sekä tarkastaja, että hyväksyjä halutessa) ja tarkastusväli muistuttamaan tiedon ajantasaisuuden tarkastamisesta. Version hallinta mahdollistaa puolestaan sen, että uudet ja vanhat versiot eivät sekoitu. Dokumenttikohtaisiin tietoihin voidaan myös kirjata tehtyjen muutosten syyt.

Alla olevasta elintarviketurvallisuus- ja laatukäsikirjasta otetusta kuvakaappauksesta näet tiedot, jotka voidaan dokumenttikohtaisesti määritellä: hyväksyjä, tarkastuspäivämäärä, versiokuvaus/tehdyt muutokset ja niiden syyt, tunniste, tagit ja määritelty seuraava tarkastuspäivämäärä.

Kuvakaappaus Umbrellaan tehdystä elintarviketurvallisuus- ja laatukäsikirjasta.

IFS Food -standardin vaatimukset tallenteiden hallinnalle

IFS-standardi asettaa vaatimuksia myös tuotteiden vaatimuksenmukaisuuteen liittyville tallenteille, niiden muodolle, saatavuudelle ja säilyttämiselle. Tallenteiden on oltava kattavia ja yksityiskohtaisia. Tallenteiden muuttaminen jälkikäteen on estettävä ja vain valtuutettu henkilö saa tehdä näihin tallenteisiin muutoksia. Tallenteet on säilytettävä turvallisesti ja niiden on oltava saatavilla tarvittaessa.

Kun tuotevaatimuksiin liittyvistä tiedoista tehdään kirjaukset suoraan Umbrellan lomakkeille, nämä vaatimukset tulevat automaattisesti täytetyiksi. Vastaaminen Umbrellan lomakkeiden kenttiin voidaan pakottaa ja näin varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot tulevat kirjatuksi. Umbrellassa tallenteita voi muokata vain muokkausoikeudet omaava henkilö, jolloin tulosten luvaton muokkaaminen jälkikäteen estyy. Tietojen saatavuus varmistetaan tallenteiden osalta samalla tavoin kuin dokumenttienkin, tallenne-/dokumenttikohtaisilla lukuoikeuksilla. Tiedot ovat Umbrellassa turvassa pilvipalvelussa Suomessa. Käytössä on automaattinen varmuuskopiointijärjestelmä, jolla tiedot varmuuskopioidaan päivittäin kahteen fyysisesti eri paikassa sijaitsevaan varmistusyksiköön.

Elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmän digitalisointi

Kun elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmää laajennetaan uuden standardin vaatimuksilla, tämä on luonnollinen paikka digitalisoida järjestelmä: siirtää olemassa olevat dokumentit ja lomakkeet sähköiseen muotoon ja rakentaa uusien vaatimusten mukaiset dokumentit suoraan uuteen järjestelmään. Umbrellassa standardin vaatimukset dokumentaatiolle ja tallenteille tulevat kiinniotetuiksi automaattisesti. Vielä suurempi hyöty tullee Umbrella-lomakkeille syötetyn tiedon raportointimahdollisuuksista ja näiden asioiden ajantasaisesta seuraamisesta. Ataolla olemme digitalisoineet satoja tuoteturvallisuus- ja laatujärjestelmiä. Asiantuntijamme auttavat sinua myös IFS Food -standardin mukaisen järjestelmän sähköistämisessä ja rakentamisessa. Ole rohkeasti yhteydessä niin näytämme, kuinka otat IFS:n vaatimukset kiinni Umbrellalla.

Umbrellan käytön hyödyt IFS Food -standardin näkökulmasta

  • Kaikki tiedot samassa paikassa ja helposti löydettävissä
  • Versiohallinta: uudet ja vanhat versiot eivät sekoitu, versiomuutokset kuvattavissa
  • Dokumentti-/tallennekohtaiset muokkaus- ja lukuoikeudet, tarkastusvälit määritettävissä
  • Kaikki tiedot turvassa pilvipalvelussa Suomessa

Viivi Wanhalinna, elintarvikealan asiantuntija