Elintarviketurvallisuus yksiin kansiin

Elintarviketurvallisuus yksiin kansiin
10.6.2016 Atao

”Yleinen ongelma on, että dokumentit ovat monen klikkauksen päässä hajallaan eri kansioissa, eri koneilla, osa paperilla, osa sähköisenä ja epävarmaksi jää, kenellä on dokumentin ajantasaisin versio.”

Dokumentointi näyttelee isoa ja tärkeää osaa elintarviketuotannossa. Elintarvikkeiden tuotanto on tarkoin säädeltyä toimintaa, minkä on johtanut siihen, että dokumentoitavia asioita on paljon, halusimme sitä tai emme. Pienelläkin toimijalla, ohjeita, kuvauksia, sopimuksia, spesifikaatioita saattaa olla huomattava määrä ja paperien järjestyksessä pitäminen on aikaa vievää puuhaa.

Kun aloitan projektin, jossa siirrän asiakkaan omavalvonnan ja elintarviketurvallisuusjärjestelmän dokumentit sähköiseen Umbrella-järjestelmään, projektin yksi tärkeimmistä tarkoituksista on yhtenäistää järjestelmä ja koota kaikki dokumentit loogiseen järjestykseen yhteen paikkaan. Yleinen ongelma on, että dokumentit ovat monen klikkauksen päässä hajallaan eri kansioissa, eri koneilla, osa paperilla, osa sähköisenä ja epävarmaksi jää, kenellä on dokumentin ajantasaisin versio.

Toinen selkeä ongelma on kymmennet paperiset lomakkeet ja niihin tehtävät manuaaliset kirjaukset ja kirjausten tarkastus. Takautuvien tietojen etsiminen paperisilta lomakkeilta saattaa olla haastavaa, jos paperit eivät ole järjestyksessä tai ne puuttuvat kokonaan. Lomakkeeseen täytetyistä tiedoista ei saa myöskään raportteja muodostettuja ilman useampia kirjausvaiheita eri järjestelmiin.

Kolmas useasti eteen tuleva haaste nousee kun tuotanto laajenee, uusia linjoja otetaan käyttöön tai avataan kokonaan uusi toimipaikka. Miten laajentaa omavalvontaa niin, että rakenne pysyy yhtenäisenä? Osa ohjeista on sovellettavissa kaikkeen toimintaan, osa vain uusiin toimintoihin. Tehdäkö siis kaksi omavalvontaa, vai laajentaa jo olemassa olevaa järjestelmää?

Muun muassa näihin haasteisiin vastaamme Umbrella Interactive- järjestelmällä. Umbrellassa dokumentit ovat keskitetysti yhdessä järjestelmässä ja vain uusin versio on kaikkien nähtävillä. Vanhat versiot jäävät talteen ja niihin voi palata tarpeen tullen. Umbrellassa voi tehdä lomakkeita, jotka taipuvat mitä erilaisimpiin käyttötarkoituksiin. Niillä voidaan hallita niin poikkeamia kuin näytteenoton kirjauksiakin ja ne toimivat myös muistioiden pohjina. Hyödyllisintä on se, että tiedot tallentuvat kaikki samaan järjestelmään ja lomakkeiden tiedoista voi tehdä erilaisia raportteja, esimerkiksi seurata minkä tyyppisiä reklamaatioita tulee eniten tai onko poikkeamat jo korjattu. Järjestelmän laajentaminen onnistuu näppärästi koska sisältö ei ole sidottu tiettyyn sisällysluetteloon. Dokumenttikohtaisesti voidaan määrittää kuka näkee sisällön ja kuka ei. Tällöin voidaan rajata lukuoikeuksia esimerkiksi toimipistekohtaisesti.

Asiantuntija, Viivi Wanhalinna