BRC Food Safety – standardin vaatimukset dokumenttien hallinnan näkökulmasta

BRC Food Safety – standardin vaatimukset dokumenttien hallinnan näkökulmasta
28.3.2019 Atao

BRC Food Safety – ja  IFS Food -standardit ovat olleet viime aikoina kuuma keskustelunaihe elintarvikealan yrityksissä. Tässä kirjoituksessa avaan muutamia BRC Food Safety (issue 8) -standardiin liittyviä vaatimuksia ja sitä, kuinka Umbrella-ohjelmistollamme voidaan näitä vaatimuksia täyttää.  

ISO 22000 tai FSSC 22000 ovat hyvä pohja BRC-standardin mukaiselle elintarviketurvallisuus- ja laatujärjestelmälle.  Aikaisemmin tehtyä työtä voidaan hyödyntää uuden järjestelmän pohjana, tai molempia järjestelmiä voidaan pitää yllä rinnakkain, jos tämä on tarpeen.

Elintarviketurvallisuus- ja laatukäsikirja BRC-standardissa

BRC -standardi vaatii sähköisessä muodossa olevan tai paperisen elintarviketurvallisuus- ja laatukäsikirjan. Käsikirjan työohjeet ja menettelykuvaukset on oltava saatavilla niitä sitä tarvitseville henkilöille.

Kaikki tuoteturvallisuutta koskeva tieto voidaan keskittää Umbrellaan, jolloin käsikirja voidaan toteuttaa linkittämällä yhteen näkymään kaikki tiettyä aihepiiriä koskevat dokumentit. Omavalvonta saatetaan haluta erottaa muusta järjestelmästä. Silloin omavalvontaan liittyvän materiaali voidaan koota omaksi kokonaisuudeksi linkittämällä BRC-materiaalista omavalvontaa koskevat dokumentit yhteen erilliseen näkymään. Oleellista on, että alkuperäinen tieto löytyy sivustolta yhdestä paikasta ja sitä voidaan jakaa erilaisiin kokonaisuuksiin.

Tiedon saatavuutta ja näkyvyyttä hallitaan dokumenttikohtaisten käyttöoikeuksien avulla. Käyttäjäoikeuksilla voidaan taata, että kukin henkilö näkee tiedot, joita hän tarvitsee ja toisaalta rajata näkymää tietoihin, joita hän ei tarvitse.

Dokumenttien hallinta BRC-standardissa

BRC-standardin mukaisessa dokumenttien hallinnassa tähdätään siihen, että vain ajantasainen versio kustakin dokumentista ja täytettävästä lomakkeesta on luettavissa.

Ajantasaisen tiedon ylläpito on Umbrellassa yksinkertaista ja metatiedot auttavat dokumenttien ja lomakkeiden hallinnassa. Metatietoihin saadaan näkyviin BRC:n vaatimusten mukaisesti dokumentin hyväksyjä, versiomuutoksen kuvaus ja version numerointi. Vain julkaistut versiot ovat yleisesti luettavissa, joten vanhan tai muutoksen alla olevan tiedon päätymistä yleiseen tietoon ei tarvitse huolehtia. Metatiedoissa näkyvät myös dokumentin hyväksymis- ja julkaisupäivät, tunnisteet, tagit sekä seuraava tarkastuspäivä. Kaikkiin dokumentteihin voidaan asettaa myös tarkastus-hyväksymisketju, jos se koetaan tarpeelliseksi.

Henkilöstön pätevyydet ja vastuut

BRC:ssä on tärkeää henkilöstön riittävä osaaminen ja pätevyys tehdä vaadittuja tehtäviä, sekä määrättyjen tehtävien vastuuttaminen tietyille nimetyille henkilöille. Umbrellassa osaamisten, pätevyyksien ja koulutusten ylläpito sekä niihin liittyvä dokumentaatio voidaan hallita henkilöstörekisterissä, josta tarvittavat tiedot ovat myös helposti haettavissa. Rekisteriin voidaan kirjata tulevat koulutukset ja liittää niihin koulutettavat henkilöt.

Hyväksyminen ja todentaminen

Umbrellassa lomakkeille kerättävä tieto voidaan osoittaa tietylle henkilölle tai ryhmälle hyväksyttäväksi tai todennettavaksi. Tällöin täytetty lomake voidaan ohjata automaattisti halutulle henkilölle, jolloin hän voi jatkaa tiedon käsittelyä.

Umbrella taipuu moneksi

Umbrella on kehitetyt helpottamaan elintarviketurvallisuus-, laatu- ja ympäristöjärjestelmien käyttöä ja ylläpitoa. Viime vuosina moni yritys on rakentanut FSSC  22000 -standardin mukaisen järjestelmän Umbrellaan, mutta samat Umbrellan ominaisuudet ovat sovellettavissa myös BRC- ja IFS-standardien rakentamisessa.

Katso esittelyvideomme Umbrella-ohjelmasta täältä https://www.atao.fi/#videos

Mari Koskinen, asiantuntija