Auditoinnin uudet tuulet

Auditoinnin uudet tuulet
22.8.2016 Atao

”Niin muuttuu mailma, Eskoni”. Tarkalleen näin totesi Aleksis Kivi Nummisuutareiden alkuperäispainoksessa. Ja niin on muuttunut maailma auditoijillakin. Joku jäi kelkasta jo edellisessä muutoksessa vuoden 2000 aikoihin ja tämä muutos tekee auditoinnista vielä haastavampaa. Enää on turha valmistautua asiakaskäyntiin niin, että pyytää vahvan nipun menettelyjä ennakkotutustumista varten. Kun ei ole pakollisia menettelyitä, saattaa käsillä olevan materiaalin vähyys yllättää ja auditointi jäädä kevyeksi. Auditoijan on syytä omaksua olennaiset vaatimukset uudesta standardista ja hänen on kehitettävä auditointitekniikkaansa pois dokumentaatiovaatimuksien tarkastamisesta kohti tulosten ja toiminnan auditointia.

Toinen olennainen muutos auditoinnissa on se, että kehitys vie kohti arviointia, toisin sanoen se muuttuu enemmän puntaroivaksi ja oikean sekä väärän ero muuttuu veteen piirretyksi viivaksi. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että auditoijalla on oltava selkeä käsitys asiakkaan liiketoiminnan luonteesta, siihen liittyvistä riskeistä ja mahdollisuuksista sekä näiden hallintaan soveltuvista keinoista.

Asiakkaalle ei ole mitään hyötyä siitä, että auditoija toteaa raportissaan tai poikkeamassaan, että ”järjestelmä ei vastaa standardin vaatimuksia”. Tuon toteamiseen ei varmasti tarvita kolmatta osapuolta. Sen sijaan auditoijan, tai tämän ajatuksen mukaisesti arvioijan, on hyvä osata kertoa, mikä riskien käsittelyssä on hyvää, mitä voisi kehittää ja ennen kaikkea, mihin hallitsemattomat riskit voivat pahimmillaan johtaa. Tällaisesta liiketoimintaa tukevasta tiedosta useimmat sertifioinnin asiakkaat ovat valmiita maksamaan.

Moni auditoija hätkähtää tällaista lähestymistapaa ja yrittää pysyä siitä erossa vedoten siihen, että ei voi konsultoida asiakasta. Arvioinnin tuloksena esitetyt kommentit esimerkiksi riskien hallinnan tehokkuudesta eivät ole konsultointia eikä sitä ole myöskään kehitysehdotusten antaminen, mikäli niiden noudattamista ei aseteta sertifioinnin edellytykseksi. Asiakkaalla on siis oikeus vaatia myös arvioijan mielipidettä ongelmien korjaamiseksi eikä pelkästään tyytyä vastaanottamaan listaa epäkohdista.

Kolmas muutos auditoinnissa on se, että lopputulos tosiaan ratkaisee. Mikäli kohteena oleva prosessi saavuttaa asetetut tavoitteensa ja sekä riskit että mahdollisuudet on tunnistettu kattavasti, ei ole tarvetta etsiä prosessista virheitä vain siksi, että auditointiohjelmassa on vielä käyttämätöntä aikaa. Kuten auditointia säätelevä standardikin toteaa, auditointi tulee kohdistaa sinne, missä siitä on eniten hyötyä järjestelmän kehittämiseksi. Käytetään varattu aika sellaisten asioiden arviointiin, joissa voidaan olla hyödyksi.
Ulkoisen arvioinnin tasoon kannattaa nyt kiinnittää erityistä huomiota. Jos auditointi on ollut tähän asti kovin dokumentaatiokeskeistä ja raportit niukkasanaisia perusvaatimusten toteamisia, kannattaa pohtia, olisiko aika kokeilla toisenlaista lähestymistapaa ja antaa kokeneiden, riskipohjaiseen lähestymistapaan monipuolisesti perehtyneiden arvioijien antaa oman panoksensa yrityksen tavoitteiden saavuttamiselle. Käy tutustumassa DQS Finlandin verkkosivuihin (www.dqs.fi) ja jätä tarjouspyyntö.

Markku Siivonen
Pääarvioija
DQS Finland Oy